Vélizy-Villacoublay - L'Onde Théâtre Centre d’art recrute un assistant de production (h/f)

En mars 2003, l’ouverture de l’Onde Théâtre Centre d’art est l’aboutissement d’une volonté de longue date de la municipalité de doter la ville d’un foyer de création et de diffusion artistique. Le projet confié à Claude Vasconi, architecte notamment de la Filature de Mulhouse, du Corum de Montpellier, du Centre Paris-Berlin… opte pour une architecture audacieuse.

MISSIONS

Sous l’autorité de l’Administratrice et en relation étroite avec le Directeur de l’Onde, l’Assistant de production est garant de la qualité de l’accueil des spectacles et évènements, du planning d’occupation du lieu et des bilans financiers propres à son activité.

Administration/budget

Assurer le suivi administratif de l’élaboration des programmations futures : adresser aux productions tous les éléments nécessaires à la rédaction des contrats de cession (lettres de confirmation et conditions financières, fiches administratives et techniques, etc.), participer à la négociation des frais annexes en suivant les directives, recueillir l’ensemble des propositions de contrat de cession et prendre en charge leur circulation en interne.
S’occuper du suivi des commandes, de la facturation et des budgets liés à l’accueil des artistes (hôtels, transferts, défraiements).
Régisseur de recettes pour les locations de salle : suivre en lien avec l’équipe technique et la comptabilité les devis et la facturation des locations.
Préparer les rapports propres à son domaine en vue des conseils d’administration (tarification, programmation, etc.)

Accueil des artistes

Veiller à l’accueil et accueillir les équipes artistiques dans le théâtre en lien avec la personne chargée des loges et caterings.
Etudier et négocier les besoins des équipes, s’assurer du respect des besoins, préparer les plannings d’occupation des loges et les plannings des repas (artistes et personnel de l’Onde).
Réserver si nécessaire les hôtels, les restaurants et les transferts des équipes artistiques pour faciliterleur venue sur place.

Planning d’occupation des salles

Saisir en temps réel la planification des événements envisagés dans Régie spectacle et veiller aux mises à jour.
Gérer, en lien avec l’ensemble des services de l’Onde, le planning d’occupation des salles sur Régiespectacle et s’occuper du lien avec l’EMD pour les salles partagées.

Suivi de production

Effectuer les déclarations de droits d’auteur auprès des sociétés de perception (SACEM, SACD, CNV…)
Préparer le bilan financier de chaque production accueillie, en lien avec les services de l’Onde (coûts artistiques, techniques, communication, défraiements, accueil, droits d’auteur, recettes de billetterie)
Participer à la réalisation des tableaux de bords et bilans d’activité.

Relations internes et externes : équipes artistiques, partenaires et prestataires

PROFIL ET COMPETENCES

BAC+2
Une formation spécialisée en gestion de projets culturels est recommandée.
Maitrise de l’anglais (lu, écrit, parlé).
Théoriques : Connaissance de la production, de la contractualisation et des rouages du spectacle vivant
Techniques : Word, Excel, Régie spectacle, CIRIL Finances
Qualités requises : sens du travail en équipe, réactivité, bon relationnel, aisance rédactionnelle
Expérience professionnelle de 2 à 3 ans requise dans un poste similaire