Le Festival d’Aix-en-Provence recrute deux assistants de production (h/f)

La programmation annuelle du Festival d’Aix, gérée par l’Administration Artistique, comporte généralement 5 nouvelles productions d’opéras, des concerts symphoniques et toute une série de manifestations publiques (concert Parade fin juin, rencontres d’artistes et présentations au public, etc.).

Pour contribuer activement au succès de notre édition 2020, nous recherchons aujourd’hui deux assistant.e.s de production dont les périmètres seront ainsi répartis :

Le Coq d’Or, Innocence et Le Couronnement de Poppée, certains concerts de l’édition 2020 du Festival ;
Cosi fan Tutte et Wozzeck, certains concerts de l’édition 2020 du Festival.

MISSIONS

Au sein de l’équipe de l’Administration Artistique, et sous la responsabilité de l’une des deux administratrices de production, vous appuierez la mise en œuvre contractuelle, administrative et logistique des productions et des concerts confiés.

Plus précisément, il vous sera demandé de / d’ :

Aider à l’établissement des contrats
Mettre à jour les informations administratives et de planning dans le logiciel Dièse.
Mettre à jour les différents outils de suivi administratifs des productions
Établir les notes de frais, bons de commande
Collecter les informations auprès des agents et artistes : informations administratives (nécessaires à la mise en œuvre des contrats), matériel de communication (bios, photos), fiches de mesures, formulaires administratifs le cas échéant.
Organiser les voyages des artistes, suivre la recherche des logements pour les artistes/ensembles en lien avec le service logement, suivi de la logistique transports locaux des ensembles
Préparation des feuilles de routes pour les artistes
Suivre avec la DAF la mise en œuvre des contrats et leur suivi administratif : versement des défraiements, remboursements de frais des artistes et du service, formulaires, etc.
Assurer l’accueil des artistes, le suivi de l’hébergement des artistes et de leurs transferts en lien étroit avec le pôle logistique logement et transports;
Coordonner avec le service de presse le planning des interviews, ainsi que la relation avec l’équipe audiovisuelle
Organiser la logistique pour les remises de maquettes des décors et costumes, les voyages préparatoires, les workshops, pour les productions du Festival 2021.

PROFIL & COMPÉTENCES REQUISES

Nous recherchons une.e candidat.e rigoureux.se et motivé.e, titulaire d’une formation de type Master 2, disposant d’une expérience réussie d’au moins un an dans la production de spectacles vivants.

Placé.e au cœur des échanges avec les artistes, et en interaction forte avec tous les services du Festival, vous êtes doté.e de fortes qualités d’organisation, de rigueur et d’anticipation pour mener à bien notamment l’ensemble des missions de suivi administratif des productions et assurer une relation de qualité avec les artistes et leurs agents.

Outre de bonnes aptitudes relationnelles, ce poste requiert de fortes compétences rédactionnelles en français et en anglais ainsi qu’une capacité à échanger, de façon fluide, dans ces deux langues à l’oral.

Dans un contexte d’activité parfois intense, vous savez faire preuve d’anticipation et d’organisation pour parer à toutes les situations d’urgence. Enfin, vous savez/aimez travailler en équipe et vous avez le goût de la réflexion/action collective.

Curieux, dynamique et motivé(e) ? Ce poste est fait pour vous !

CONDITIONS

Poste en CDD saisonnier à pourvoir du 2 mars 2020 au 31 juillet 2020, basé à Paris puis à Aix-en-Provence pendant la période d’exploitation (de mai à juillet).

Salaire : groupe 7 de la convention collective des entreprises artistiques et culturelles et selon grille du Festival d’Aix en vigueur. Indemnité de double résidence versée pendant la période de présence à Aix.

Durée hebdomadaire : 38h / semaine. Disponibilité requise les week-ends et en soirées en juin et juillet.

CANDIDATURE

Envoyez votre candidature, CV et lettre de motivation, avant le 5 février 2020 à l’intention de Marion SCHWARTZ et de Julie FREVILLE (rh.administration@festival-aix.com).

Les entretiens auront lieu à Paris la semaine du 10 février 2020.